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こんにちは！
今日は、補助金申請で一度は大失敗した経理担当者が、生成AIの力を借りて見事に採択を勝ち取った話をお届けしたいと思います。
「補助金の経費明細って、何をどう書けばいいの？」 「相見積もりって、いくらから必要なの？」 「つなぎ資金って、どうやって計算すればいいの？」
こんな悩み、めちゃくちゃ分かります。
私も最初は全然分からなくて、夜中にパソコンの前で泣きそうになったことがあります。でも今は、ChatGPTやNotebookLM、Geminiといった生成AIツールのおかげで、補助金申請がウソみたいにスムーズになったんです。
これから紹介するのは、埼玉県で精密部品メーカーを営む株式会社xxxxの経理担当者・山田美咲さん（32歳）の物語です。架空の人物ですが、彼女が経験した苦労は、きっとあなたも共感できるはずです。
それでは、補助金申請の落とし穴から這い上がった、一人の経理担当者の成長物語をどうぞ。
プロローグ：つなぎ資金で倒産寸前になった1年前の悪夢
「美咲ちゃん、ちょっといいかな」
社長の重い声が、経理部の静かな空気を破りました。
山田美咲は顔を上げると、社長の表情が普段と違うことにすぐ気づきました。眉間にしわが寄っています。嫌な予感がしました。
「去年の補助金の件なんだけど…」
美咲の背筋が凍りました。
去年、初めて挑戦した「ものづくり補助金」は採択されました。社内では「美咲ちゃん、すごい！」と褒められて、有頂天になっていました。
でも、その後が地獄だったんです。
補助金が実際に振り込まれるまで、なんと8ヶ月もかかりました※注1。その間、設備投資の支払いは待ってくれません。結果、会社の資金繰りが急激に悪化し、取引先への支払いが危うくなる事態に…。
（※注1：ものづくり補助金では申請から入金まで最大約1年かかることもあります。一部の補助金では概算払や前払制度もありますが、多くは精算払いです）
「今回も補助金に挑戦したいんだ。でも、今度は絶対に資金計画も含めて完璧にしてほしい」
社長の言葉は優しかったけれど、その裏にある「もう失敗は許されない」というメッセージは痛いほど伝わってきました。
美咲は深く頭を下げました。
「はい、今度こそ必ず…」
でも正直、どうすればいいのか全く分かりませんでした。
第1章：補助対象経費の判断ミスと相見積もりの罠【ChatGPTだけでは見落としがちな罠】
翌週、美咲は早速「ものづくり補助金」の公募要領をダウンロードしました。
PDFを開いた瞬間、目眩がしそうになりました。
「100ページ以上ある…」
しかも、文章が堅すぎて何を言っているのかさっぱり分かりません。
とりあえず、経費明細表を作ることから始めました。新しい5軸加工機の導入費用、それに付随する費用を書き出していきます。
「えーっと、機械本体が3,000万円、設置費用が200万円、あとは…」
ふと、営業部から「ついでにパソコンも新しくしたい」という要望を思い出しました。
「パソコンも補助対象になるよね？だって、新しい機械を動かすのに必要だし」
美咲は経費明細表に「ノートパソコン5台 75万円」と記入しました。
ここで重要な注意点があります。実は、交付決定前に発注してしまった経費は一切補助対象になりません。必ず交付決定を待ってから発注する必要があるんです。
※交付決定前に支出が発生した経費は、後日差し替えることもできません。全額が補助対象外となりますのでご注意ください。
次に相見積もりの準備です。でも、ここで大きな疑問が。
「相見積もりって、いくらから必要なんだっけ？」
公募要領を読んでも、該当箇所を見つけるのに30分もかかりました。しかも、読んでも理解できない…。
「うーん、とりあえず高額なものだけ相見積もりを取ればいいか」
美咲は100万円以上の設備だけ相見積もりを取ることにしました。
後から分かったことですが、これが大きな間違いでした。
実は、ものづくり補助金では50万円（税抜）以上、小規模事業者持続化補助金では100万円（税込）超と、制度によって基準が違うんです。
でも、その時の美咲にはそんなこと知る由もありませんでした。
第2章：消費税の迷宮と資金調達計画の恐怖【複雑すぎる補助金ルール】
経費明細表がなんとか形になってきた頃、新たな問題が浮上しました。
「あれ？消費税って含めるの？含めないの？」
美咲は1時間も悩みました。ネットで調べても、情報がバラバラです。
「税込みって書いてあるサイトもあるし、税抜きって書いてあるサイトもある…」
結局、よく分からないまま税込みで計算することにしました。
（実は、補助金では原則として税抜きで計上します。ただし、免税事業者は税込みで申請可能という複雑なルールがあるんです）
次は資金調達計画書です。
フォーマットを開いた瞬間、美咲の顔から血の気が引きました。
「補助金が入るまでの資金繰りシミュレーション？」 「自己資金、借入金、その他の資金調達方法を明記？」 「月次キャッシュフロー計画表？」
知らない言葉のオンパレードです。
美咲は頭を抱えました。
「こんなの、どうやって作ればいいの…」
税理士さんに相談しようと電話をかけましたが、「補助金は専門外なので…」とやんわり断られてしまいました。
商工会議所にも相談しましたが、「それは御社で判断してください」という回答。
孤独感が押し寄せてきました。
第3章：前回の失敗がフラッシュバックする夜【もう失敗は許されない】
締切まであと1週間。
深夜2時、オフィスには美咲一人だけ。パソコンの画面を見つめながら、涙がこぼれそうになりました。
「なんで私だけこんなに苦労しなきゃいけないの…」
ふと、去年の悪夢がよみがえってきました。
補助金が採択されて喜んだのも束の間、実際の入金まで8ヶ月。その間、設備代金3,000万円は自社で立て替えなければなりませんでした。
つなぎ融資の手配が遅れ、取引先への支払いが1週間遅れそうになった時の恐怖…。
社長の青ざめた顔…。
「資金繰りが回らなくなったら、会社が潰れるぞ」
あの時の社長の言葉が、今でも耳に残っています。
美咲は震える手でコーヒーを飲みました。
「今回こそは、絶対に失敗できない」
でも、どうすればいいのか分からない。
誰も具体的な方法を教えてくれない。
八方塞がりでした。
第4章：ChatGPTとの出会いで補助対象判定が劇的に変わる【生成AIが救世主に】
翌日、美咲は同業他社の経理担当者・佐藤さんとランチをしていました。
「美咲ちゃん、顔色悪いよ。大丈夫？」
美咲は補助金申請で苦労していることを打ち明けました。
すると、佐藤さんが意外なことを言い出しました。
「え？まだ手作業でやってるの？うちはChatGPT使ってるよ」
「ChatGPT？あの、対話型のAI？」
「そう！経費の判定とか、めちゃくちゃ楽になるよ」
佐藤さんはスマホを取り出し、ChatGPTの画面を見せてくれました。
「例えばね、こんな感じで聞くの」
【プロンプト例】
以下の経費項目について、ものづくり補助金の補助対象として
認められるか判定してください。
判定基準：
1. 事業に専用で使用されるか
2. 補助事業期間内に発注・支払完了するか
3. 価格の妥当性を説明できるか
経費項目：
- 5軸加工機 1台 3,000万円
- ノートパソコン 5台 75万円
- 専用治具製作 1式 120万円
ChatGPT（GPT-4o mini）の回答はすぐに返ってきました。
「5軸加工機は補助対象です。専用治具も事業専用なら対象です。ただし、ノートパソコンは汎用性が高いため、原則として補助対象外です」
美咲は目を丸くしました。
「え！パソコンってダメなの！？」
「そうなんだよ。汎用性の高いものは基本的にNGなの」
美咲は慌てて経費明細表からパソコンを削除しました。危うく75万円分の減額を食らうところでした。
【補足】ただし、NC工作機用制御PCなど、事業に専用で使用される場合は例外的に対象となることもあります。判断に迷う場合は必ず事務局に確認しましょう。
ただ、ChatGPTにも弱点がありました。
「相見積もりは50万円以上で必要です」
と答えたので、美咲が「本当？」と聞き返すと…
「あ、でも制度によって違うかもしれないから、『ものづくり補助金の相見積もり基準を教えて』って聞き直してみて」
改めて聞くと、正確な答えが返ってきました。
「ものづくり補助金では、50万円（税抜）以上の経費について相見積もりが必要です」
なるほど、制度名も含めて質問すれば正確な情報が得られるんですね。
【AI利用のセキュリティ対策】
■ ChatGPT
- Web版：機密データを入力する際は「Chat History & Training」をオフに
- API版：デフォルトで学習に使用されません（追加設定不要）
■ Claude
- 有料版：プロジェクト機能で機密データを隔離可能
- Enterprise版：完全にプライベートな環境で利用可能
■ Gemini
- Workspace版：組織のデータ保護ポリシーが適用
- 一般版：入力データの取り扱いに注意が必要
第5章：NotebookLMで公募要領を味方につける方法【複数書類を横断検索】
ChatGPTで基本的な判定ができるようになった美咲でしたが、まだ不安がありました。
「でも、本当に公募要領に書いてあるのかな…」
すると佐藤さんが別のツールを教えてくれました。
「それならNotebookLMがいいよ。GoogleのAIツールなんだけど、PDFをアップロードして質問できるの」
美咲は早速試してみることにしました。
まず、以下の書類をNotebookLMにアップロードしました：
- ものづくり補助金公募要領（最新版）
- 補助事業の手引き
- 経費処理マニュアル
- 資金調達計画作成ガイド
「ここで重要なのは、必ず最新版のPDFをアップロードすること！」
佐藤さんの忠告を聞いて、美咲は公式サイトから最新版をダウンロードし直しました。
【NotebookLMの便利機能】 NotebookLMは最大50本のソース、合計2,500万語まで処理可能です。大量の補助金資料も一度に読み込めるので、横断的な検索が可能になります。
そして質問してみました。
「ものづくり補助金の相見積もり基準は？」
NotebookLMの回答は感動的でした。
「50万円（税抜）以上の経費については、原則として相見積もりが必要です（出典：公募要領p.23）。ただし、業者が1社しかない等の合理的な理由がある場合は、業者選定理由書の提出で代替可能です（出典：補助事業の手引きp.45）」
出典付きで答えてくれるんです！
しかも、クリックすると該当ページが表示されます。
美咲は次々と質問しました。
「つなぎ融資の申請に必要な書類は？」
「以下の書類が一般的に必要です（複数資料からの統合情報）：
- 補助金交付決定通知書のコピー（出典：資金調達計画作成ガイドp.12）
- 事業計画書（出典：同p.13）
- 資金繰り表（出典：同p.14）
- 決算書直近3期分（出典：経費処理マニュアルp.67）」
複数の資料から横断的に情報を拾ってくれるなんて！
美咲は100ページ以上の書類を読む苦痛から解放されました。
第6章：Claudeが教えてくれた資金調達計画の説明術【説得力のある文章作成】
基本的な情報は整理できましたが、次は文章作成です。
特に資金調達計画書の「なぜこの資金調達方法を選んだか」という説明が難しい…。
「数字だけじゃなくて、説得力のある文章が必要なんだよね」
佐藤さんは今度はClaude（Sonnet 4）を紹介してくれました。
「Claudeは文章作成が得意だから、こんな感じで聞いてみて」
【プロンプト例】
以下の条件で、補助金審査員向けに資金調達計画の
妥当性を説明する文章を400字程度で作成してください。
条件：
- 総事業費：4,500万円
- 補助金額：3,000万円（補助率2/3）
- 自己資金：500万円（前期利益の内部留保）
- 銀行借入：1,000万円（取引銀行から内諾済）
説明に含める要素：
1. 各資金源を選んだ理由
2. 返済計画の実現可能性
3. 万が一の場合のバックアッププラン
Claudeの回答は、まるでプロのコンサルタントが書いたようでした。
「弊社の資金調達計画は、リスク分散と財務健全性の両立を重視して策定しました。まず、自己資金500万円は前期利益の内部留保から充当し、財務基盤の安定性を示しています。銀行借入1,000万円については、メインバンクである○○銀行から既に内諾を得ており、金利2.5%、5年返済で月額返済額は約18万円と、現在の営業キャッシュフロー（月額300万円）から見て十分に返済可能です。
また、補助金入金までのつなぎ資金として、日本政策金融公庫の『補助金つなぎ融資制度』の活用も視野に入れています。万が一、補助金の入金が遅延した場合でも、追加の運転資金として信用保証協会付き融資枠1,000万円を確保済みです。このように多層的な資金調達体制により、事業の確実な遂行を担保しています」
美咲は感心しました。
「すごい…金融機関への説明も考慮されてる」
第7章：Geminiで完璧な資金繰りシミュレーションを作る【つなぎ資金も完璧に】
文章はできましたが、肝心の数字の部分、特に月次の資金繰り表が作れません。
「去年みたいに資金ショートしたら大変だから、ちゃんとシミュレーションしないと…」
佐藤さんは最後の切り札を出しました。
「それならGemini 2.5 Proがおすすめ。表計算とかシミュレーションが得意なんだ」
美咲は早速試してみました。
【プロンプト例】
以下の条件で、補助事業期間中の月次資金繰り表を
作成してください。
条件：
- 補助金額：3,000万円（補助率2/3）
- 総事業費：4,500万円
- 事業期間：12ヶ月
- 補助金入金：事業完了6ヶ月後
支出計画：
- 設備投資：着手時頭金30%（1,350万円）、納品時70%（3,150万円）
- 運転資金：毎月200万円
資金調達：
- 自己資金：1,000万円
- 銀行借入：2,500万円（金利年2%）
- 5月時点で残高がマイナスになる場合は、つなぎ融資500万円を利用
さらに、補助金入金が2ヶ月遅れた場合の
シミュレーションも作成してください。
Geminiは瞬時に詳細な資金繰り表を生成しました。
しかも、通常シナリオと遅延シナリオの2パターン！
「5月に一時的に資金残高がマイナス500万円になるリスクがあります。4月中につなぎ融資500万円を実行することを推奨します」
という具体的なアドバイスまで…。
美咲は初めて、資金繰りの全体像が見えた気がしました。
第8章：Perplexityで最新の金融機関情報を収集する【つなぎ融資の準備も万全】
資金繰り表ができたところで、実際につなぎ融資をしてくれる金融機関を探す必要があります。
「補助金のつなぎ融資って、どこに相談すればいいんだろう…」
佐藤さんはPerplexityを教えてくれました。
「最新の情報を検索するならPerplexityが便利だよ」
美咲は検索してみました。
「補助金つなぎ融資に積極的な埼玉県の金融機関」
Perplexityは複数のソースから情報を集めて、比較表を作ってくれました。
【補助金つなぎ融資 取扱金融機関比較】
1. 多摩信用金庫「公的補助金つなぎ融資」
- 金利：2.0%～
- 融資限度額：補助金交付決定額の範囲内
- 審査期間：約2週間
- ※営業地区は東京多摩地域中心
2. 埼玉りそな銀行
- 金利：2.5%～
- 融資限度額：5,000万円まで
- 審査期間：約3週間
3. 日本政策金融公庫
- 金利：1.2%～
- 融資限度額：7,200万円まで
- 審査期間：約1ヶ月
※最終的な条件は各金融機関の公式サイトで
ご確認ください
【Perplexityの進化】 無料版は公開Web情報が中心ですが、Perplexity Pro/Enterpriseでは最大25MBまでのPDF・画像ファイルの解析も可能です。公募要領PDFをアップロードして質問したい場合は、Pro以上のプランとSpaces機能を活用すると便利です。
また、大量の比較が必要な場合は「Deep Research」モードを選択すると、より網羅的な調査結果が得られます。
美咲は金利が低く、地元で評判の良い信用金庫に絞り込みました。
「よし、明日さっそく相談に行こう！」
エピローグ：採択通知と資金繰りの安心感【AIと共に成長した経理担当者】
それから3ヶ月後。
「美咲ちゃん！採択通知が来たよ！」
社長の嬉しそうな声が経理部に響きました。
交付決定額3,000万円、満額での採択でした。
「しかも、つなぎ融資も既に手配済みなんでしょ？」
「はい！埼玉りそな銀行さんから既に内諾をいただいています」
社長の顔に安堵の色が広がりました。
「去年とは大違いだね。どうやってこんなに上達したの？」
美咲は少し照れながら答えました。
「実は…AIツールを使いこなせるようになったんです」
ChatGPTで経費判定を効率化し、NotebookLMで公募要領を攻略し、Claudeで説得力のある文章を作り、Geminiで完璧な資金繰りシミュレーションを行い、Perplexityで最適な金融機関を見つける。
「でも、一番大きかったのは…」
美咲は去年の失敗を思い出しました。
「前回の失敗があったからこそ、今回は絶対に資金繰りで失敗しないって決めていたんです」
社長は優しく微笑みました。
「失敗は成功の母、か。美咲ちゃんは本当に成長したね」
美咲の机の上には、生成AIツールのブックマークがずらりと並んでいます。
でも、美咲が本当に手に入れたのは、ツールの使い方だけじゃありません。
複雑な補助金制度を理解し、資金繰りの重要性を肌で知り、そして何より「もう一人で悩まなくていい」という安心感でした。
AIは確かに便利なツールです。
でも、それを使いこなすのは人間。
失敗を恐れず、学び続ける姿勢があれば、きっと道は開けます。
美咲の物語は、そんな希望を教えてくれているのかもしれません。
というわけで、補助金申請で苦労している経理担当者の皆さん。
美咲さんみたいに、AIツールを味方につけてみませんか？
最初は使い方が分からなくても大丈夫。
少しずつ慣れていけば、きっとあなたも補助金マスターになれるはずです。
この物語で紹介したAI活用のテクニック、もっと詳しく知りたい方は、ぜひ解説記事もチェックしてみてくださいね。
美咲の武器は、完成した申請書類だけではありません。
AIと共に、複雑な補助金ルールも資金繰りの不安も自在に扱えるようになったという自信です。
その具体的な戦術のすべては、｢補助金の経費精算と資金繰りをChatGPT・Claude・Geminiで完璧に！マニアックなAI活用法も解説。」で明かされています。
研究所所長 ホジョ助
あなたも、補助金申請の苦労から解放される日は、きっともうすぐです！
