目次
こんにちは!
今日は、補助金申請でみんなが悩む「KPI設定」について、とっておきの時短テクニックをお伝えしたいと思います。
「付加価値額を年平均3%以上向上」
この一文を見て、そっとPDFを閉じたこと、ありませんか?大丈夫です。その気持ち、めちゃくちゃわかります。
実は、KPI設定って手作業だと平均8時間以上かかるんです。でも、ChatGPTやClaude、Geminiを上手に使えば、なんと2.5時間まで短縮できます。これ、実証済みの数字なんですよ。
前回の物語「補助金KPI設定の悩みをChatGPT o3・Claude・Geminiで解決する【物語で学ぶAI活用術】」で、田中優子さんが「付加価値額って...何?」と絶望してから、AIとの出会いで劇的に成長する姿を見ていただきました。今回は、その裏側で使われていた具体的なテクニックを、余すところなくお見せしますね。


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なぜKPI設定に8時間もかかるのか?田中優子さんが直面した「4つの壁」の正体
KPI設定で多くの人がつまずくポイントって、実は共通しているんです。
まず一番の壁は「現状値の把握」です。
現状値の把握で躓く理由:付加価値額の計算式と実践例
「付加価値額って何?」
田中優子さんのこの叫び、本当によくわかります。でも実は、計算式はものすごくシンプルなんです。
付加価値額 = 営業利益 + 人件費 + 減価償却費
以上!
「え、それだけ?」って思いますよね。そうなんです、それだけなんです。
例えば、あなたの会社の決算書を見てみてください。営業利益が2,000万円、人件費が6,000万円、減価償却費が1,000万円だったら、付加価値額は9,000万円です。
でも、ここで多くの人が悩むんです。
「うちの決算書、どこ見ればいいの?」 「人件費って、役員報酬も含むの?」 「減価償却費って、どの科目?」
わかります、わかります。経理の専門家じゃないと、決算書って呪文の羅列に見えますよね。
実際、田中優子さんも最初は「どの費目を足せば付加価値額になるのか」という基本的なところでつまずいていました。これ、中小企業では本当によくある話なんです。
でも大丈夫。ChatGPTに聞けば、一瞬で教えてくれます。
「うちの損益計算書のこの数字とこの数字、どれが人件費に該当しますか?」って聞くだけです。AIは会計の知識も豊富なので、的確に答えてくれますよ。
野心的かつ現実的な目標値:「年3%」が絶妙な理由とは
次の壁は「目標値の設定」です。
ここが本当に難しい。高すぎても低すぎてもダメなんです。
補助金の審査員は、こう考えています。
- 目標が高すぎる → 「机上の空論でしょ」
- 目標が低すぎる → 「事業効果が小さいね」
じゃあ、どうすればいいの?
実は、「年率3%成長」というのは、絶妙なラインなんです。
なぜかというと、日本の製造業の平均的な生産性向上率が年1~2%程度。OECD統計でも、2023年のOECD平均は1.4%でした。だから3%は「平均より少し上」なんですね。頑張れば届く、でも簡単じゃない。この絶妙なバランスが審査員に「おっ、現実的だけど意欲的だな」と思わせるんです。
田中優子さんの会社も、最終的に年3%成長を目標にしました。でも実際には5%も成長したんです。これ、よくあることなんですよ。
外部要因と定性指標:リスクシナリオ分析の実務テクニック
3つ目の壁は「外部要因の考慮」です。
「景気が悪くなったらどうしよう」 「主要顧客が発注を減らしたら...」
こんな不安、ありますよね。でも申請書に「景気次第です」なんて書けない。
ここで使えるのが「リスクシナリオ分析」です。難しそうに聞こえますが、要は3つのパターンを考えるだけ。
- ベストケース:全部うまくいったら(120%達成)
- 基本ケース:普通にいけば(100%達成)
- ワーストケース:ちょっと厳しくても(80%達成)
ポイントは、ワーストケースでも「致命的な未達にならない」ように設定することです。
そして4つ目の壁が「定性的成果の定量化」。
「顧客満足度の向上」とか「ブランド力の強化」って、どう数字にすればいいの?
実は、これもコツがあります。例えば:
- 顧客満足度 → アンケートの平均スコア(現在3.5→目標4.5)
- ブランド力 → SNSフォロワー数やメディア掲載数
無理に難しく考えなくていいんです。測れるものを測ればOKです。
70%時短を実現!ChatGPTによる包括的KPI設計の実践プロンプト術
さて、ここからが本題です。
田中優子さんが8時間かかっていたKPI設定を2.5時間に短縮できた秘密をお教えしますね。
【実例1完全再現】網羅的KPI洗い出しプロンプトの構造と効果
まず、ChatGPTに投げかける「魔法のプロンプト」をご紹介します。
私は[業種]の経営企画担当者です。[補助金名]の申請でKPIを設定する必要があります。
【会社情報】
- 業種:[具体的な業種]
- 従業員:[人数]
- 年商:[金額]
- 現在の付加価値額:[金額]
【補助金の要件】
- 付加価値額を年率平均3%以上向上
- 給与支給総額を年率平均1.5%以上増加
以下を提案してください:
1. 必須KPIの設定
- 現状値の計算と根拠
- 3年後の目標値(業界平均を考慮)
- 各年のマイルストーン
2. 事業特有のKPI(5項目)
- 定義と計算方法
- 現状推定値
- 3年後目標値
- 測定方法と頻度
3. KPI間の関連性
- 因果関係の説明
- 先行指標と遅行指標の分類
- 優先順位
このプロンプトのすごいところは、AIに「考える枠組み」を与えていることです。
田中優子さんも最初は「KPIを教えて」とだけ聞いていました。でも、このように構造化して聞くと、AIの回答の質が劇的に向上するんです。
実際、このプロンプトを使った結果、ChatGPTは付加価値額の計算から始まり、業種特有のKPIまで、体系的に提案してくれました。しかも、現状値→目標値→測定方法まで、すべて整理された形で。
これだけで、作業時間が半分以下になりました。
必須KPI・戦略KPI・社会貢献KPI:13指標を体系的に設計する方法
KPIって、実は3つのカテゴリーに分けると整理しやすいんです。
1. 必須KPI(絶対に必要なもの)
- 付加価値額
- 給与支給総額
これらは補助金の要件で決まっているので、避けて通れません。労働生産性(付加価値額÷従業員数)は派生指標として計算できますが、必須明記ではないことが多いです。
2. 戦略KPI(事業の成功を測るもの)
- 新製品売上比率
- 顧客継続率
- 製造リードタイム
- 新規提案数
- 工程改善実施数
これらは、あなたの事業の「本当の成果」を示すものです。
3. 社会貢献KPI(プラスアルファの価値)
- CO2削減率
- 地域雇用数
- 女性管理職比率
正直なところ、採択企業がどれくらい社会貢献KPIを入れているかの正確な統計はありません。でも、私の経験では、社会貢献要素を入れた申請書の方が審査員の印象が良くなることが多いんです。審査員も人間ですから、「この会社、社会のことも考えてるな」と思うと、印象が良くなるんですね。
先行指標50%・遅行指標50%の黄金比率を実現するコツ
ここで大事なのが「先行指標」と「遅行指標」のバランスです。
ものすごく簡単に言うと:
- 先行指標 = 行動の指標(例:提案書を月に何件出したか)
- 遅行指標 = 結果の指標(例:売上がいくら増えたか)
理想は50:50のバランスです。
なぜかというと、遅行指標だけだと「結果が出てから気づく」ことになります。でも先行指標があれば「このペースだとまずいぞ」と早めに気づけるんです。
田中優子さんの会社も、最初は売上や利益ばかり見ていました。でも「新規提案数」という先行指標を入れたことで、営業活動の活発さが見えるようになったんです。
SMART+CLEARで審査員を納得させる!フレームワーク活用の極意
さて、KPIの候補が出そろったら、次は「質」を高める段階です。
SMARTだけじゃない!CLEAR(協働的・限定的・感情的・認識可能・改善可能)の威力
みなさん、「SMART基準」って聞いたことありますか?
- Specific(具体的)
- Measurable(測定可能)
- Attainable(達成可能)
- Relevant(関連性がある)
- Time-bound(期限設定)
これ、KPI設定の基本中の基本です。でも実は、これだけじゃ足りないんです。
最新の研究では「CLEAR」という基準も重要だとされています。
- Collaborative(協働的):みんなで協力して達成できる
- Limited(限定的):範囲が明確
- Emotional(感情的):達成したい!と思える
- Appreciable(認識可能):進捗が見える
- Refinable(改善可能):状況に応じて調整できる
特に「Emotional(感情的)」が大事なんです。
「付加価値額3%向上」だけだと、正直ワクワクしませんよね?でも「この目標を達成したら、従業員にボーナスを出せる!」と思えば、がぜんやる気が出ます。
田中優子さんの会社でも、単なる数字の羅列だったKPIに「意味」を持たせることで、全社的な協力が得られるようになりました。
ロジックモデルで因果関係を可視化:インプット→アウトカムの設計法
次に使えるのが「ロジックモデル」です。
難しそうに聞こえますが、要は「原因と結果をつなげる」だけです。
例えば:
- インプット:500万円の設備投資
- アクティビティ:生産ライン自動化
- アウトプット:生産能力20%向上
- アウトカム:売上15%増加
この流れを明確にすることで、審査員も「なるほど、この投資でこの成果が出るのか」と納得しやすくなります。
ChatGPTに「このKPIをロジックモデルで整理して」と頼むと、きれいに整理してくれますよ。
【実践プロンプト②】OKRベースのKPI設計で目的を明確化する手法
ここで、もう一つ強力なプロンプトをご紹介します。
以下の事業について、OKR(Objectives and Key Results)形式でKPIを再構成してください。
【事業概要】
[あなたの事業内容]
【現在のKPI案】
[先ほど作ったKPIリスト]
以下の形式で整理してください:
Objective 1: [最終的に達成したいこと]
- Key Result 1: [測定可能な成果](現在値→目標値)
- Key Result 2: [測定可能な成果](現在値→目標値)
- Key Result 3: [測定可能な成果](現在値→目標値)
各Key Resultについて:
- 測定方法
- データソース
- 更新頻度
- 先行指標か遅行指標か
OKRのいいところは、「何のためのKPIか」が明確になることです。
田中優子さんも、このプロンプトを使って気づいたそうです。「あ、うちのKPI、目的がバラバラだった」って。整理し直したら、すっきりとした体系になりました。
Claude Opus 4による妥当性検証:審査得点3.4→4.6点アップの秘密
さて、KPIができたら、次は「厳しいチェック」の時間です。
ここで登場するのがClaude Opus 4。このAI、めちゃくちゃ厳しいんです。でも、その厳しさが武器になります。
Vanity指標を見抜く!「改善提案数」がダメな理由と代替案
「Vanity指標」って聞いたことありますか?
日本語にすると「虚栄の指標」。見た目は良いけど、実は意味がない指標のことです。
典型例が「改善提案数」です。
「今月は改善提案が30件も出ました!」
一見すごそうですよね?でも、その提案、実行されました?効果はありました?
Claudeは容赦なく指摘してきます。「この指標、数だけ増やしても意味ないですよ」って。
代わりに提案されたのが「実装された改善提案による工数削減時間」。これなら、本当の効果が測れます。
田中優子さんも、最初は「提案数が多い方がいいでしょ」と思っていました。でもClaudeの指摘で目が覚めたんです。
【実例2完全再現】5段階評価プロンプトで弱点を事前に潰す方法
では、Claudeを使った「審査員モード」のプロンプトをお見せしましょう。
あなたは補助金審査の経験豊富な審査員です。以下のKPI設定を厳しく評価してください。
【KPI一覧】
[あなたのKPIリスト]
【事業概要】
[事業内容の説明]
各KPIについて、以下の観点から5段階評価してください:
1. 野心性(1-5)
- 業界平均と比較して
- 評価理由
2. 達成可能性(1-5)
- 技術的・組織的観点から
- 懸念点の指摘
3. 測定可能性(1-5)
- データ取得の容易さ
- 客観性の確保
4. 総合評価とコメント
5. 改善提案
- より適切な目標値
- 追加すべきKPI
- 削除すべきKPI
最後に、このKPI設定の採択可能性を%で示してください。
このプロンプトを使うと、Claudeは本当に審査員のような視点で評価してくれます。
実際の例では:
- 「この目標値、業界平均の3倍ですが、根拠はありますか?」
- 「測定方法が不明確です。誰がいつどうやって測りますか?」
- 「財務指標に偏りすぎです。顧客視点のKPIを追加しては?」
こんな具体的な指摘が返ってきます。
田中優子さんの会社では、この検証を経て審査評価が3.4点から4.6点にアップしました。事前に弱点を潰せたからです。
測定可能性・データ取得難易度まで検証する緻密なアプローチ
特に重要なのが「測定可能性」です。
いくら立派なKPIでも、測れなければ意味がありません。
Claudeは、こんなことまでチェックしてくれます:
- このデータ、本当に取れますか?
- 測定にコストがかかりすぎませんか?
- 恣意的な判断が入る余地はありませんか?
例えば「顧客満足度」。アンケートで測るとして、回収率が10%だったら信頼できませんよね。
こういう実務的な課題も、Claudeは容赦なく指摘してきます。でも、それが後々の助けになるんです。
業界ベンチマークを味方に!Geminiで「勝てる目標値」を設定する
3つ目の味方は、Gemini 2.5 Proです。
このAI、Google検索との連携が強いので、最新の公開情報を検索して要約するのが得意なんです。一次データを自動でダウンロードしてくれるわけじゃないんですが、関連情報を素早く集めて整理してくれます。
製造業なら年1-2%が平均...でも補助金では高めの目標設定が必要な理由
「うちの目標値、高すぎない?低すぎない?」
この不安、Geminiが解決してくれます。
例えば製造業の場合:
- 業界平均の生産性向上率:年1-2%(OECD統計でも確認済み)
- 補助金採択企業の目標値:もっと高めに設定することが多い
なぜ高めの目標が必要なのか?
簡単です。補助金をもらうということは「特別な投資をする」ということ。だから、平均以上の成果が期待されるんです。
ただし、「採択企業は平均5-10%向上」という具体的な統計はないんです。私の経験では、3-5%くらいを目標にする企業が多いかな、という感じです。
でも、根拠なく高い目標を立てても説得力がありません。
そこでGeminiの出番です。「水処理装置製造業の生産性向上率のベンチマークを教えて」と聞けば、関連する公開データを集めてきてくれます。
業種別の「参考となる数字」リスト(レンジで示します)
実は、業界ごとに「これくらいが一般的」という参考数字があるんです。ただし、これらは業態や企業規模によって大きく変わるので、レンジで考えてくださいね。
製造業の参考数字:
- OEE(設備総合効率):平均60-75%(世界クラスは85%以上)
- 不良率:業種により0.1-5%と幅広い(目標は現状より改善)
- 在庫回転率:年4-10回(業種により大きく異なる)
サービス業(飲食)の参考数字:
- FL比率(食材費+人件費):55-65%(これは業界でも認められた範囲です)
- 客席回転率:ファストカジュアルで1日3-4回、高級店なら1-2回
- リピート率:25-40%(業態による)
IT業界の参考数字:
- システム稼働率:99%以上(ハイアベイラビリティなら99.9%以上)
- バグ修正時間:重大度により4-48時間
- 顧客解約率:大企業向けなら月1-2%、中小企業向けなら月3-7%
これらの数字、覚える必要はありません。Geminiに聞けば、関連情報を集めてきてくれます。
田中優子さんも、この参考数字を知ることで、自信を持って目標設定ができるようになりました。
NotebookLMで採択事例を分析:成功パターンを見つける
そして、Geminiの隠れた武器が「NotebookLM」です。
これ、すごいんです。過去の採択事例のPDFをアップロードして、「採択されたKPIの共通点を分析して」と頼むと...
興味深い発見がありました。
多くの採択企業が:
- 財務の視点
- 顧客の視点
- 業務プロセスの視点
- +地域貢献または環境配慮
この4つの視点を取り入れていたんです。
特に「地域貢献」は盲点でした。地元雇用を増やす、地域のCO2を削減する、地場産業と連携する...こういう要素があると、審査員の印象が良くなることが多いんですね。
業種別KPI設計の実践テンプレート:QCD・顧客価値・システム品質
ここからは、業種別の具体的なテクニックをお伝えします。
製造業向け:ISO 22400準拠の34指標から選ぶべき10個
製造業の方、朗報です。
実は、製造業のKPIには国際標準(ISO 22400)があるんです。公式には34個の指標が定義されています(企業によっては拡張して70近くになることもありますが)。
でも、34個全部使う必要はありません。補助金申請なら、この10個から選べば十分です:
- OEE(設備総合効率):現状65%→目標80%
- 不良率:現状2%→目標1%(業種による)
- 製造リードタイム:現状14日→目標10日
- 在庫回転率:年6回→年8回
- 設備稼働率:70%→85%
- 作業者生産性:○個/人・時→○個/人・時
- 段取り時間:60分→30分
- 直行率:95%→98%
- エネルギー原単位:○kWh/個→○kWh/個
なお、労働災害度数率(○→0)は安全管理の指標としては重要ですが、ISO 45001系の指標なので、別枠で管理することをおすすめします。
これらの中から、あなたの事業に関係するものを5-7個選べばOKです。
サービス業向け:NPS・CSAT・リピート率の三種の神器
サービス業には「三種の神器」があります。
- NPS(ネット・プロモーター・スコア) 「この店を友人に勧めますか?」の10段階評価。9-10点の割合から0-6点の割合を引いた数字です。
- CSAT(顧客満足度) シンプルに「満足度は?」を5段階で聞く。平均4.0以上(80%)が一般的な目標ですが、SaaS企業なんかは4.5以上を狙うこともあります。
- リピート率 一度来た人が、また来てくれる割合。EC全体の平均は15-30%ですが、業種により大きく異なります。サブスクなら70-85%、飲食なら25-40%といった感じです。
田中優子さんの会社も、BtoBですが顧客満足度を入れました。結果、顧客との関係が数値で見えるようになり、営業戦略が立てやすくなったそうです。
IT業向け:開発サイクルタイム×ROIの二層構造KPI
IT業界は少し特殊で、「技術指標」と「ビジネス指標」の2層構造が効果的です。
技術指標:
- デプロイ頻度(週○回)
- バグ修正時間(重大度により対応時間を設定)
- システム稼働率(SLAに応じて99%~99.9%)
- コードカバレッジ(○%以上)
ビジネス指標:
- ROI(投資対効果)
- ユーザー獲得コスト
- LTV(顧客生涯価値)
- 解約率(チャーンレート)
この2層構造にすることで、「技術的には成功したけど、ビジネス的には...」という事態を防げます。
KPIライフサイクル管理:設計→実装→評価→改訂の高速PDCAサイクル
KPIは、作って終わりじゃありません。
むしろ、作ってからが本番です。
AI対応スプレッドシートで管理表を効率的に作る方法
ここで紹介したいのが、最新のAI対応スプレッドシートツールです。
「水処理装置製造業のKPI管理表を作って」と入力すると、テンプレートや基本的な計算式を含んだ表を作ってくれるツールが増えています。
田中優子さんも「手作業なら半日かかる作業が大幅に短縮できた」と驚いていました。
ただし、業界の最新統計データを自動で取り込んでくれるわけではないので、定期的に手動で更新する必要があります。でも、ベンチマークデータの入力欄があるだけでも、比較がしやすくなりますよ。
四半期レビューで見えた「初期の歪み」への対処法
KPIを運用し始めると、必ず「初期の歪み」が出ます。
田中優子さんの会社でも:
- 新規提案数:目標の120%(好調すぎ)
- 製造リードタイム:目標未達(設備投資前だから当然)
- 研修受講率:目標の225%(みんなやる気満々)
こういうデコボコが出るんです。
でも、これは悪いことじゃありません。むしろ、組織の本当の姿が見えてきた証拠です。
大切なのは、この結果を見て柔軟に調整すること。目標が低すぎたら上げる、高すぎたら現実的なラインに修正する。
これができる会社が、本当に成長する会社です。
データ品質ガバナンス:定義書テンプレートと1ソース原則
最後に、地味だけど超重要な話をします。
「データの品質管理」です。
KPIの数字、誰がどうやって集めてますか?Excelにコピペ?それとも手計算?
ここでミスると、すべてが台無しになります。
そこで使えるのが「KPI定義書」です。各KPIについて:
- 名称
- 目的
- 計算式
- データソース
- 更新頻度
- 責任者
これを1枚のシートにまとめます。
そして大切なのが「1ソース原則」。同じデータは1箇所からだけ取る。営業部のExcelと経理部のシステムで数字が違う...なんてことを防げます。
複数AI併用の最前線:5つのAI比較実験から見えた最適解
さて、いよいよクライマックスです。
複数のAIを使い分ける、最先端のテクニックをお教えします。
ChatGPT(網羅性)×Claude(検証力)×Gemini(データ収集)の黄金トリオ
実は、AIにも得意不得意があるんです。
ChatGPT o3の得意技:
- アイデアを大量に出す
- 構造的に整理する
- 初心者にもわかりやすく説明する
Claude Opus 4の得意技:
- 厳しくチェックする
- 論理の穴を見つける
- リスクを指摘する
Gemini 2.5 Proの得意技:
- Web上の公開情報を検索・要約する
- 業界情報を分析する
- 過去事例から学ぶ
この3つを組み合わせると、最強のKPI設計チームができあがります。
【統合プロンプト③】3つのAIによる最終レビュー会議の実践方法
では、究極のプロンプトをお見せしましょう。
これは、3つのAIに同時に投げかけるものです。
以下のKPIセットについて、それぞれの専門的視点から評価してください。
【KPIセット】
[最終的なKPIリスト]
ChatGPT o3への依頼:
- 戦略的整合性の観点から評価
- BSCの4視点での網羅性チェック
- 追加すべきKPIの提案
Claude Opus 4への依頼:
- 実現可能性の厳格な検証
- リスクシナリオの分析
- 測定方法の実務的課題
Gemini 2.5 Proへの依頼:
- 業界ベンチマークとの比較
- 類似企業の成功/失敗事例
- 採択可能性の数値評価
最後に、3つの評価を統合して、
改善優先順位TOP3を示してください。
このプロンプトを使うと、まるで3人の専門家によるレビュー会議のような結果が得られます。
田中優子さんも、この手法で最終チェックを行い、見事に補助金を獲得しました。
北極星メトリクスで全体を統括:顧客継続率80%の意味
最後に、すべてのKPIを統括する「北極星メトリクス」の話をします。
北極星(ノーススター)メトリクスとは、すべてのKPIの中で最も重要な、たった1つの指標のことです。
田中優子さんの会社では「顧客継続率」がそれでした。
なぜか?
顧客が続けてくれる = 製品品質もOK、価格もOK、サービスもOK、すべてがうまくいっている証拠だからです。
あなたの会社の北極星は何でしょうか?それを見つけられたら、KPI管理がぐっとシンプルになりますよ。
まとめ:田中優子さんからあなたへのメッセージ
長い記事でしたが、ここまで読んでくださってありがとうございます。
最後に、要点をまとめますね。
実務プロセスの要点:
- 現状把握(付加価値額計算)→目標設定(SMART+CLEAR)→文書化(エビデンス添付)
7つの成功原則:
- 戦略整合性
- SMART+CLEAR基準
- 先行×遅行のバランス
- Vanity排除
- 財務+非財務の多面視点
- データ品質ガバナンス
- 継続的リファイン
よくある3つの落とし穴と回避策:
- Vanity指標 → Actionableかどうかでフィルタ
- 定義ブレ → KPI定義書で統一
- KPIの放置 → 四半期レビューを習慣化
今日からできること:
- 付加価値額=営業利益+人件費+減価償却費を計算してみる
- ChatGPTに「包括的KPI設計プロンプト」を試してみる
- 自社の業界ベンチマークデータをGeminiで検索する
最後に
田中優子さんは今、こう言っています。
「KPI設計を難しく考えないで。AIは最高の学習パートナーです」
「分からないことは素直に聞く。複数の視点で検証する。そして実践する」
「この繰り返しで、必ずできるようになります」
あなたも必ず、できるようになります。
AIと一緒なら、きっと大丈夫。
最初の一歩を、今日踏み出してみませんか?

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